Un dossier d'association ou de famille qui ne disparaît pas quand quelqu'un arrête

La question : « Dans notre association, tout se trouve dans un dossier partagé par l'ancienne secrétaire. Elle arrête maintenant. Qu'advient-il du dossier, et comment éviter cela la prochaine fois ? »

Le problème : un dossier partagé appartient toujours à une seule personne. Si cet utilisateur est supprimé, le dossier disparaît aussi pour tous les autres. Cela vaut tout autant pour une famille où tout se trouve dans le dossier d'un seul parent.

Maintenant : sécuriser le dossier

1. Demandez à la personne qui part de transférer la propriété du dossier à quelqu'un qui reste, via Paramètres, Partage et le bloc Fichiers. Voir Transférer la propriété quand un collègue quitte l'entreprise.
2. Ne supprimez le compte utilisateur dans Mon WebOké qu'une fois le transfert terminé. Si vous souhaitez conserver le compte encore un moment, désactivez-le plutôt que de le supprimer.
3. La personne ne peut plus se connecter ? Suivez alors Un collègue quitte l'entreprise : reprendre en toute sécurité les fichiers, l'agenda et les dossiers partagés.

À l'avenir : une équipe et un dossier d'équipe

1. Créer une équipe

Créez dans l'application Équipes une équipe, par exemple « Bureau » ou « Famille », et ajoutez les membres (voir Créer des équipes et partager un dossier avec toute votre équipe). Si quelqu'un rejoint ou quitte l'équipe, il vous suffit alors d'ajuster l'équipe.

2. Demander un dossier d'équipe

Un dossier d'équipe appartient à l'équipe, pas à une seule personne. Il subsiste quand quelqu'un part, et le stockage n'est pas décompté du quota d'un seul membre. WebOké crée le dossier d'équipe pour vous : faites-en la demande via un ticket dans Mon WebOké en indiquant le nom du dossier et de l'équipe (voir Dossiers d'équipe : un dossier commun qui appartient à l'équipe). Les dossiers d'équipe sont disponibles dans Personal, Family et Max, mais pas dans Nextcloud Free.

3. Déplacer les fichiers

1. Ouvrez dans Fichiers l'ancien dossier partagé.
2. Cochez tout (la case au-dessus de la liste sélectionne tout).
3. Choisissez en haut Déplacer ou copier, sélectionnez le dossier d'équipe et cliquez sur Déplacer vers avec le nom du dossier d'équipe (voir Créer, déplacer, copier et renommer des dossiers).
4. Vérifiez que tout a bien été transféré, puis supprimez l'ancien partage.

Conseils d'organisation

• Utilisez une structure de dossiers fixe, par exemple Procès-verbaux, Finances, Membres, Activités. Ajoutez-y une courte explication avec Ajouter une description du dossier (voir Créer des notes et des fichiers texte avec Texte).
• Définissez qui a le droit de faire quoi. Tout le monde n'a pas besoin de pouvoir modifier les documents financiers.
• Pour le partage vers l'extérieur (membres, parents, commune), utilisez toujours un lien avec mot de passe et date d'expiration (voir Créer un lien de partage public : lecture, modification, mot de passe, date d'expiration et limite de téléchargement).