Un client doit fournir des fichiers via une demande de fichiers avec mot de passe et date de fin

La question : "Mes clients doivent me fournir des documents : fiches de paie, factures, photos. L'envoi par e-mail fonctionne mal avec les fichiers volumineux et n'est pas sûr. Comment faire pour qu'ils déposent leurs fichiers chez moi, sans qu'ils voient autre chose ?"

La solution : une demande de fichiers par client, dans un dossier dédié, avec un mot de passe et une date de fin. Le client téléverse via son navigateur et n'a pas besoin de compte.

Étape 1 : un dossier par client

1. Créez dans Fichiers un dossier pour les livraisons, par exemple Livraisons.
2. Créez à l'intérieur un dossier par client, par exemple Livraisons/Boulangerie De Linde 2026 (voir Créer, déplacer, copier et renommer des dossiers).

Ainsi, un client ne peut jamais accéder aux fichiers d'un autre client, et vous savez immédiatement de qui provient chaque document.

Étape 2 : créer la demande de fichiers

1. Cliquez sur Nouveau et choisissez Créer une demande de fichiers.
2. Indiquez dans Sujet de la demande ce que vous demandez, par exemple "Documents annuels 2026".
3. Choisissez dans Destination de téléversement le dossier de ce client.
4. Indiquez dans Note au destinataire précisément ce dont vous avez besoin et pour quand. Ce texte s'affiche en haut de la page de téléversement vue par le client.

Étape 3 : mot de passe et date de fin

1. Cliquez sur Continuer.
2. Cochez Fixer une date d'expiration de la demande et choisissez une date quelques jours après votre délai.
3. Cochez Définir un mot de passe et choisissez un mot de passe.
4. Cliquez sur Continuer et copiez le Lien de partage avec le petit bouton à droite du champ.

Étape 4 : envoyer le lien et le mot de passe

Envoyez le lien lui-même à votre client, par exemple dans un e-mail. Envoyez le mot de passe par un autre canal : SMS, WhatsApp ou par téléphone. Ainsi, une personne qui intercepte l'e-mail ne peut rien faire du lien seul.

Votre client ouvre le lien, saisit le mot de passe et clique sur Téléversement ou glisse ses fichiers dans la fenêtre. Il ne voit que votre note et le bouton de téléversement, pas ce qui se trouve déjà dans le dossier.

Étape 5 : suivre les fichiers reçus

• Dans l'application Activité et dans l'onglet Activité du dossier, vous voyez ce qui est arrivé et quand (voir Chat et activité pour un fichier).
• Après la date de fin, le lien cesse automatiquement de fonctionner. Si vous avez terminé plus tôt, supprimez le partage dans l'onglet Partager du dossier, ou sous Shares et Demandes de fichiers.
• Préparez une nouvelle demande pour votre client chaque année ou pour chaque mission. Tout reste ainsi bien séparé.

Attention : ce que les clients téléversent compte dans votre espace de stockage (voir Qui utilise des fichiers partagés utilise votre espace de stockage). Nettoyez donc régulièrement les anciennes livraisons ou archivez-les.

Vous trouverez plus d'explications sur la demande de fichiers elle-même dans Faire déposer des fichiers : dépôt de fichiers et demande de fichiers.