Copier des boîtes aux lettres avec IMAP

Module 4: Déménager sa messagerie · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez copier une boîte aux lettres Google ou Microsoft vers une boîte aux lettres européenne, vous saurez pourquoi cela nécessite OAuth ou un mot de passe d'application, et vous pourrez estimer la durée de l'opération ainsi que ce qui ne sera pas repris.

Notions clés : migration IMAP, copie (et non déplacement), imapsync, OAuth 2.0, authentification de base, mot de passe d'application, labels Gmail, synchronisation répétée (delta), mbox, fichier pst

Copier, pas déplacer

Un déménagement de messagerie par IMAP fonctionne comme un déménageur qui dispose de deux clés : une pour votre ancienne boîte aux lettres et une pour la nouvelle. Il se connecte aux deux, parcourt votre ancienne boîte dossier par dossier et place chaque message dans le même dossier de votre nouvelle boîte. Rien ne change dans votre ancienne boîte aux lettres.

Cela présente deux avantages majeurs :

• Rien ne se perd. En cas de problème, tout reste chez l'ancien prestataire.
• Vous pouvez recommencer. Un bon programme de migration reconnaît les messages déjà copiés et les ignore. Si vous relancez la copie un jour plus tard, seuls les nouveaux messages s'ajoutent. On appelle cela une synchronisation delta, et elle est nécessaire pendant la période de transition (leçon 4.4).

Le programme le plus connu pour cela est imapsync, open source et utilisé par de nombreux prestataires derrière leur propre outil de migration. Vous n'avez pas besoin de l'installer vous-même : la plupart des hébergeurs de messagerie proposent un outil de migration dans leur panneau qui s'en charge pour vous.

Ce que vous préparez au préalable

1. Créez les nouvelles boîtes aux lettres, avec les mêmes adresses qu'actuellement. Pour Bakkerij De Korrel, il s'agit de douze boîtes aux lettres personnelles, plus info@ et bestellingen@.
2. Vérifiez l'espace de stockage. Regardez la taille de chaque ancienne boîte aux lettres (module 3, leçon 3.2) et assurez-vous que la nouvelle boîte est au moins aussi grande, avec un peu de marge. Si la nouvelle boîte se remplit, la copie s'arrête.
3. Faites le tri. Ce que vous ne souhaitez pas conserver n'a pas besoin d'être déménagé. Supprimer un dossier contenant dix ans de newsletters fait gagner des heures.
4. Organisez l'accès à l'ancienne boîte aux lettres. C'est, chez Google et Microsoft, l'étape la plus délicate, voir ci-dessous.
5. Repérez le nom du serveur de l'ancien serveur IMAP. Chez Gmail, c'est imap.gmail.com ; chez Microsoft 365 et Outlook.com, c'est outlook.office365.com. Les outils de migration renseignent eux-mêmes ces informations pour les prestataires connus.

Se connecter chez Google et Microsoft : pourquoi votre mot de passe ne fonctionne plus

Autrefois, un outil de migration se connectait simplement avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. On appelle cela l'authentification de base. Les mots de passe fuitant souvent, les grands prestataires ont fermé cette porte.

Microsoft a désactivé l'authentification de base pour IMAP et POP dans Exchange Online (Microsoft 365) à partir d'octobre 2022, et pour les comptes Outlook.com personnels en septembre 2024. Un outil de migration doit donc se connecter via OAuth 2.0 : vous vous connectez vous-même sur une page de Microsoft, vous autorisez l'outil, et celui-ci reçoit une clé temporaire (un jeton) à la place de votre mot de passe. Votre mot de passe n'arrive ainsi jamais entre les mains de l'outil.

Dans un environnement Microsoft 365 professionnel, l'administrateur peut avoir configuré le système de sorte que les utilisateurs ne puissent pas donner eux-mêmes leur autorisation à des applications externes. Dans ce cas, l'administrateur doit d'abord approuver l'outil de migration dans le centre d'administration. Prévoyez cela à l'avance, car c'est souvent la personne qui part justement en vacances.

Google n'accepte plus, depuis le 30 septembre 2024, les mots de passe ordinaires pour IMAP dans Google Workspace (c'était déjà le cas plus tôt pour les comptes Gmail personnels). Si l'outil de migration ne peut pas utiliser OAuth avec Google, vous utilisez un mot de passe d'application : un mot de passe distinct de 16 caractères, réservé uniquement à cette liaison précise. Vous ne pouvez créer un mot de passe d'application que si l'authentification à deux facteurs est activée sur le compte Google. Dans Google Workspace, l'administrateur peut également avoir désactivé les mots de passe d'application.

Après le déménagement, révoquez le mot de passe d'application, ou retirez l'autorisation accordée à l'outil de migration. Ne laissez pas de portes ouvertes.

Les labels Gmail deviennent des dossiers

Gmail ne connaît pas de dossiers mais des labels. Un même message peut avoir plusieurs labels. Via IMAP, Gmail affiche chaque label comme un dossier, ainsi que quelques dossiers spéciaux tels que [Gmail]/Tous les messages (ou [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Messages envoyés et [Gmail]/Spam.

Conséquence lors d'une copie :

• Un message portant deux labels se retrouve après le déménagement dans deux dossiers, sous forme de deux copies. Votre boîte aux lettres peut ainsi devenir plus volumineuse que dans Gmail.
• Le dossier Tous les messages contient tout une seconde fois. Les bons outils de migration l'ignorent ou ne copient que ce qui ne figure nulle part ailleurs. Vérifiez à l'étape de contrôle quels dossiers sont inclus.
• Le courrier archivé (sans label) ne se trouve que dans Tous les messages. Si vous ignorez entièrement ce dossier, vous manquerez ces messages. Le plus simple est d'attribuer au préalable, dans Gmail, le label « Archive » au courrier archivé.

Microsoft 365 possède des dossiers ordinaires, mais aussi des dossiers qui ne contiennent pas de courrier : Agenda, Contacts, Tâches, Notes. Vous les voyez parfois via IMAP comme des dossiers vides ou étranges. Les outils de migration les ignorent généralement. Le contenu se déménage séparément (module 5).

Combien de temps cela prend-il ?

Cela dépend surtout du nombre de messages et de la taille des pièces jointes, ainsi que de la vitesse à laquelle l'ancien prestataire vous laisse récupérer les données. Google et Microsoft limitent les volumes importants de trafic IMAP. Une petite boîte aux lettres est prête en quelques minutes, une boîte de plusieurs dizaines de gigaoctets peut prendre une journée, voire plus. C'est pourquoi vous lancez la première copie largement avant le basculement, pendant que tout le monde continue à travailler normalement dans l'ancienne boîte aux lettres.

Pour Bakkerij De Korrel, cela signifie : lundi, première copie de toutes les boîtes aux lettres ; mercredi soir, basculement DNS (leçon 4.3) ; jeudi, puis une semaine plus tard, une nouvelle copie delta.

Quand IMAP n'est pas possible

Il arrive qu'IMAP ne fonctionne pas, par exemple parce que l'administrateur de l'ancien environnement ne donne pas son autorisation ou a déjà quitté l'organisation. Il existe alors deux solutions de secours :

• Un export. Outlook classique peut exporter une boîte aux lettres sous forme de fichier pst. Google Takeout fournit votre courrier sous forme de fichier mbox. Un tel fichier s'importe ensuite avec un programme de messagerie comme Thunderbird (doté d'une fonction d'import) dans votre nouvelle boîte IMAP, ou votre prestataire vous aide à le faire. C'est davantage de travail et moins propre : la structure des dossiers et le statut lu/non lu ne se conservent pas toujours correctement.
• Via votre programme de messagerie. Placez l'ancien et le nouveau compte côte à côte dans un programme de messagerie et glissez-déposez les dossiers. Très bien pour une petite boîte aux lettres, peu pratique pour douze collaborateurs.

Un export est également une bonne idée en guise de sauvegarde juste avant de résilier l'ancien abonnement (leçon 4.4 et module 8).

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans Mon WebOké, l'outil de migration s'appelle Migrer les e-mails (sous Mes produits). Il comporte cinq étapes : Source, Destination, Vérification, Migration et Terminé. À l'étape Source, vous choisissez l'ancien prestataire. Si vous choisissez Outlook, Hotmail ou Live, ou si vous indiquez outlook.office365.com comme serveur, le bouton Se connecter avec Microsoft apparaît : vous recevez un code, vous vous connectez chez Microsoft et vous acceptez. Si vous choisissez Gmail, l'outil demande un mot de passe d'application et affiche un lien vers la page Google correspondante. À l'étape Vérification, vous voyez combien de messages et de dossiers ont été trouvés, et quels dossiers ne sont pas repris parce qu'il s'agit de dossiers d'agenda ou de contacts. La migration se poursuit sur le serveur même si vous fermez la page, et une migration répétée ignore les messages déjà présents. Dans DirectAdmin existe par ailleurs Migrations IMAPSync, qui fonctionne uniquement avec un mot de passe et donc pas avec la connexion Microsoft.

D'autres prestataires européens proposent des outils de migration comparables, parfois sous des noms comme « importer le courrier » ou « import IMAP ». Pour chaque outil, vérifiez trois points : peut-il utiliser OAuth avec Microsoft et Google, peut-il être relancé sans créer de doublons, et indique-t-il ce qui ne sera pas repris.

Résumé

• Une migration IMAP copie ; votre ancienne boîte aux lettres reste inchangée, et vous pouvez répéter la copie sans créer de doublons.
• Microsoft n'accepte plus de mots de passe pour IMAP : connexion via OAuth, éventuellement après approbation de l'administrateur. Chez Google, vous utilisez OAuth ou un mot de passe d'application (avec authentification à deux facteurs).
• Les labels Gmail deviennent des dossiers ; un message portant deux labels se retrouve en double après la copie, et le courrier archivé ne se trouve que dans Tous les messages.
• Lancez la première copie largement avant le basculement DNS ; les grandes boîtes aux lettres peuvent prendre une journée.
• Si IMAP ne fonctionne pas, un export pst ou mbox est la solution de secours. Révoquez ensuite les mots de passe d'application et les autorisations accordées.

Quiz

Exercice

Exercice A4.2 : Vérifiez les serveurs de votre nouveau prestataire. Indiquez le nom du serveur IMAP et SMTP fourni par votre nouveau (ou futur) prestataire de messagerie. Le programme vérifie si IMAP sur le port 993 et SMTP sur le port 587 ou 465 sont accessibles, si le certificat est valide pour ce nom et n'expire pas prochainement, et si votre domaine possède des enregistrements permettant aux programmes de messagerie de trouver eux-mêmes les paramètres.

Exercice E4.2 : Migration test d'une boîte aux lettres. Déménagez une boîte aux lettres (la vôtre ou une boîte de test) à l'aide d'un outil de migration. Notez la méthode de connexion, le nombre de messages et de dossiers avant et après, les dossiers qui n'ont pas été repris, et la durée de l'opération. Révoquez ensuite le mot de passe d'application ou l'autorisation accordée.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide WebOké 7.2: Migrer vos e-mails vers WebOké (aussi depuis Microsoft 365)
• Guide DirectAdmin 10.1: Migrer votre e-mail : les possibilités
• Guide DirectAdmin 10.2: Migrations IMAPSync dans DirectAdmin
• Guide DirectAdmin 10.3: Migrer vos e-mails via Mon WebOké
• Migrer vos e-mails vers WebOké avec l'outil de migration e-mail
• Microsoft Learn : Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Aide Google Workspace : Less secure apps et mots de passe d'application ; Aide Gmail : IMAP et labels
• imapsync : https://imapsync.lamiral.info/