Module 3 · 3.1
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Cartographier vos services actuels
Module 3: Faire l'inventaire et planifier · Temps de lecture : 11 minutes
Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez dresser un inventaire complet de vos services cloud actuels, y compris les liaisons et l'usage que vous ne voyez pas directement.
Notions clés : inventaire, composant, service actuel, objectif, propriétaire, priorité, shadow IT, liaison, authentification unique (SSO), boîte aux lettres partagée, alias, liste de diffusion, enregistrement de vérification
Pourquoi commencer par un inventaire ?
Un passage à un nouveau service échoue rarement sur le gros du travail. Copier la messagerie et transférer les fichiers, en général, cela se passe bien. Ce qui échoue, c'est ce que personne n'avait noté : le formulaire de contact du site qui, soudain, n'envoie plus de mail, le scanner qui numérise vers une boîte aux lettres supprimée, le collègue qui tenait sa liste de clients dans un Dropbox personnel.
Un inventaire est une liste de tout ce que vous faites actuellement dans le cloud : quel service, quelles données, qui en est le propriétaire, ce qui va en advenir et quelle est son importance. Cela prend quelques heures, et cela vous épargne des jours.
Bakkerij De Korrel a commencé avec huit cases. Après un tour auprès des collègues, elles étaient treize.
Les huit composants
Commencez par ces huit éléments. Ils reviendront tous dans le reste de la formation.
| Composant | Ce que vous notez | Où le trouver |
|---|---|---|
| Domaines, boîtes aux lettres, alias, boîtes aux lettres partagées, listes de diffusion (adresses de groupe), transferts, taille totale | Portail d'administration de votre service de messagerie, DNS (enregistrements MX) | |
| Agenda | Agendas personnels, agendas partagés, agendas de salles et d'équipements, abonnements à des agendas externes | Paramètres d'agenda, portail d'administration |
| Contacts | Carnets d'adresses personnels, carnets d'adresses partagés, l'annuaire de l'organisation | Application Contacts, portail d'administration |
| Fichiers | Stockage personnel par personne, dossiers partagés ou lecteurs partagés, partages externes, taille totale | Aperçu du stockage dans le portail d'administration (leçon 3.2) |
| Documents | Quelle suite bureautique, quels fichiers avec macros, modèles, formulaires, formats propriétaires (documents Google) | Stockage de fichiers, entretiens avec les collègues |
| Messagerie instantanée et réunions | Service de messagerie instantanée, canaux, service de visioconférence, qui organise des réunions avec des externes | Aperçu des licences, collègues |
| Mots de passe | Où se trouvent les mots de passe actuellement : gestionnaire de mots de passe, navigateur, notes papier, un tableur | Collègues, paramètres du navigateur |
| Sauvegardes | Ce qui est actuellement sauvegardé, par qui, vers où, et la restauration a-t-elle déjà été testée | Administrateur, service de sauvegarde |
Ce que vous ne voyez pas directement : les liaisons
C'est la partie la plus importante de l'inventaire. Une liaison est tout ce qui se trouve en dehors de votre service cloud mais qui en dépend. Cherchez-les à ces endroits :
- Authentification unique (SSO). Les applications où vous vous connectez avec votre compte Google ou Microsoft. Dans les paramètres de sécurité de chaque compte figure une liste des applications ayant accès. Vérifiez cela chez plusieurs collègues, pas seulement chez vous-même.
- Votre site web. Les formulaires de contact et les boutiques en ligne envoient des mails. Via quel serveur ? Avec quelle adresse ?
- Les appareils. Les scanners et imprimantes multifonctions qui numérisent vers un mail ou un dossier. Les caisses enregistreuses, systèmes d'alarme ou autres appareils qui envoient des mails.
- Les autres logiciels. Comptabilité, CRM, planification, service de newsletter. Envoient-ils des mails au nom de votre domaine ? Récupèrent-ils des fichiers depuis votre stockage ?
- Le DNS de votre domaine. Vous y voyez qui est autorisé à envoyer des mails au nom de votre domaine (SPF), quels services ont déposé un enregistrement de vérification (enregistrements TXT tels que
google-site-verification=ouMS=) et s'il existe des enregistrements DKIM d'autres services. L'exercice A2.1 du module précédent a déjà fait ce travail pour vous. - Téléphones et ordinateurs portables. Quelles applications se synchronisent avec l'ancien service ? Toutes devront être reconfigurées par la suite (leçon 7.2).
Shadow IT : ce que les collègues règlent eux-mêmes
Le shadow IT désigne les logiciels ou le stockage que des collègues utilisent de leur propre initiative, sans que l'organisation l'ait mis en place : un Dropbox gratuit, un groupe WhatsApp avec des clients, un Gmail personnel pour la newsletter, un planificateur en ligne. Ce n'est généralement pas malveillant : quelqu'un a résolu un problème.
Pour la transition, le shadow IT est important pour deux raisons. Il contient souvent des données de l'organisation qui doivent être reprises. Et si vous ne le demandez pas, il continuera simplement d'exister après la transition, en dehors de votre nouvelle organisation européenne.
Posez donc la question d'une manière qui incite les gens à répondre honnêtement. Pas « qui utilise des services non autorisés ? », mais plutôt : « Nous changeons de système et nous ne voulons faire perdre quoi que ce soit à personne. Quels programmes, sites et applications utilisez-vous pour votre travail, même si vous les avez mis en place vous-même ? » Une courte liste d'exemples aide les gens à s'en souvenir.
Par ligne : cinq champs
Notez pour chaque ligne de votre inventaire cinq éléments :
- Service actuel : par exemple « Gmail via Google Workspace ».
- Taille : aussi concrète que possible, par exemple « 12 boîtes aux lettres, 38 Go au total » ou « 3 agendas partagés ».
- Propriétaire : qui en décide et sait comment cela fonctionne ? Il s'agit de quelqu'un avec un nom, pas « tout le monde ».
- Objectif : qu'en adviendra-t-il ensuite ? Transfert vers un nouveau service, suppression, archivage ou maintien provisoire.
- Priorité : haute (sans cela, l'organisation ne peut pas fonctionner), moyenne ou basse.
Exemple de quelques lignes chez la boulangerie :
| Composant | Service actuel | Taille | Propriétaire | Objectif | Priorité |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 boîtes aux lettres, 38 Go ; alias bestellingen@ | Sanne (bureau) | Transfert vers un service de messagerie européen | haute | |
| Fichiers | Google Drive, 1 lecteur partagé « Recettes » | 64 Go, 4 partages externes | Sanne | Transfert vers le dossier d'équipe | haute |
| Liaison | Formulaire de commande du site web | envoie vers bestellingen@ | développeur web | Modifier le paramètre SMTP | haute |
| Liaison | Système de caisse, connexion avec Google | 5 comptes | Mo (filiale) | Créer sa propre connexion | haute |
| Liaison | Scanner du bureau | numérise vers scan@ | Sanne | Nouveaux paramètres SMTP | moyenne |
| Shadow IT | Dropbox du boulanger (personnel) | recettes, 2 Go | Jeroen | Transfert vers le dossier d'équipe, puis résiliation | moyenne |
Pièges à éviter
- Ne regarder que son propre compte. Un administrateur ne voit pas automatiquement quelles applications un utilisateur ordinaire a connectées à son compte. Vérifiez auprès de plusieurs personnes.
- Oublier les boîtes aux lettres partagées.
info@,facturen@etbestellingen@ne sont souvent pas des boîtes aux lettres propres mais un alias, une boîte aux lettres partagée ou un groupe. Lors de la transition, chacune doit être reprise de la bonne manière (leçon 4.4). - Compter les licences plutôt que l'usage réel. Douze licences ne signifient pas que douze personnes sont actives. Regardez la dernière connexion.
- Absence de propriétaire. Une ligne sans propriétaire ne sera pas prise en charge.
- Ne pas mettre à jour l'inventaire. Ce que vous découvrez pendant la migration, ajoutez-le quand même.
En pratique : à quoi cela ressemble-t-il chez un prestataire
Lors d'une transition vers un Nextcloud WebOké et une offre de messagerie WebOké, l'inventaire devient immédiatement votre liste de tâches : pour chaque composant, le guide indique quel outil utiliser (par exemple l'Outil d'importation pour Google, la Migration de données pour OneDrive, l'Outil de migration e-mail pour la messagerie) et dans quel ordre. Chez d'autres prestataires européens, l'outil porte un autre nom, mais l'inventaire est exactement le même : il porte sur votre organisation, pas sur le prestataire.
Résumé
- Un inventaire évite d'oublier, lors de la transition, des choses que personne n'avait notées.
- Commencez par huit composants : e-mail, agenda, contacts, fichiers, documents, messagerie instantanée et réunions, mots de passe, sauvegardes.
- Cherchez les liaisons : authentification unique, site web, appareils, autres logiciels, enregistrements DNS, téléphones.
- Interrogez vos collègues sur le shadow IT d'une manière qui les incite à répondre honnêtement.
- Chaque ligne reçoit un service actuel, une taille, un propriétaire, un objectif et une priorité.
Quiz
Exercice
Exercice A3.1 : Votre inventaire est-il complet ? Remplissez le formulaire d'inventaire pour votre propre organisation (ou pour votre usage privé). Le programme vérifie que les huit composants figurent bien, que vous avez trouvé au moins trois liaisons, et que chaque ligne comporte un service actuel, une taille, un propriétaire, un objectif et une priorité.
Exercice E3.1 : Le tour des collègues. Demandez à au moins trois personnes (ou, si vous travaillez seul, passez en revue vos propres appareils) quels programmes, sites et applications elles utilisent pour leur travail. Notez ce que vous n'aviez pas encore sur votre liste et ce que vous en apprenez.
Exercice E3.1: Le tour des collègues
Demandez à au moins trois collègues (ou parcourez vos propres appareils et navigateur) : "Nous changeons de prestataire et nous ne voulons laisser tomber personne. Quels logiciels, sites et applications utilisez-vous pour votre travail, même si vous les avez mis en place vous-même ?" Le modèle pour A3.1 se trouve au niveau de cet exercice.
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Pour aller plus loin
Les étapes décrites dans ces articles concernent les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.