Compter les données, les utilisateurs et la propriété

Module 3: Faire l'inventaire et planifier · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif d'apprentissage : Après cette leçon, vous saurez déterminer le volume de vos données par service et par utilisateur, établir qui est propriétaire de quelles données, et faire le tri au préalable pour que la transition se déroule plus vite et plus sûrement.

Notions clés : utilisation du stockage, taille de boîte aux lettres, stockage personnel, lecteur partagé ou site d'équipe, partage externe, licence, utilisateur actif, propriétaire des données, administrateur, nettoyage, obligation de conservation

Pourquoi compter ?

Avec l'inventaire de la leçon 3.1, vous savez ce que vous avez. Maintenant, vous voulez savoir combien et à qui. Pour trois raisons :

1. Est-ce que cela rentre ? Votre nouvelle offre doit être suffisamment grande, y compris pour la croissance des prochaines années.
2. Combien de temps cela prendra-t-il ? La copie des e-mails et des fichiers se fait à une certaine vitesse. Copier des dizaines de gigaoctets prend de quelques heures à plusieurs jours, et une boîte aux lettres de cent mille messages prend plus de temps qu'une boîte avec dix grosses pièces jointes.
3. Qui décide ? Pour chaque dossier et chaque boîte aux lettres, quelqu'un doit dire : ceci part avec nous, ceci peut disparaître.

Stockage par service et par utilisateur

Les grands services cloud affichent dans le portail d'administration la quantité de stockage utilisée, généralement répartie entre e-mail, fichiers et photos, et par utilisateur. Chez Google Workspace et Microsoft 365, vous trouverez cela dans l'environnement d'administration, au niveau des rapports ou de l'aperçu du stockage ; les noms exacts des menus changent régulièrement, cherchez donc dans l'aide de votre service les termes « storage usage » ou « utilisation du stockage ».

Notez pour chaque utilisateur :

Regardez aussi la dernière connexion. Les comptes inutilisés depuis des mois appartiennent souvent à des personnes qui sont parties. Ne les transférez pas comme des comptes normaux, mais archivez leurs données ou transférez-les à un collègue.

Vous n'avez pas de portail d'administration, par exemple parce que chacun dispose d'une boîte aux lettres gratuite séparée ? Alors chaque personne vérifie elle-même : dans les paramètres de la messagerie ou du stockage figure la quantité d'espace utilisée.

Le stockage partagé appartient à l'organisation

Chez la plupart des services, il existe une différence entre :

• le stockage personnel : les fichiers d'une seule personne, même s'ils sont partagés avec d'autres. Chez Google, cela s'appelle « Mon Drive », chez Microsoft, OneDrive.
• le stockage partagé d'une équipe ou de l'organisation : chez Google, un lecteur partagé, chez Microsoft, un site d'équipe dans SharePoint ou les fichiers d'un canal Teams.

Cette différence est importante. Un fichier dans le stockage personnel d'un collègue disparaît si son compte est supprimé, même si toute l'équipe l'utilisait. Un fichier dans le stockage partagé reste. Lors de la transition, vous voulez que les fichiers communs se retrouvent également dans un stockage partagé dans le nouveau service : chez Nextcloud par exemple un dossier d'équipe (leçon 6.2).

Vérifiez donc pour chaque dossier important où il se trouve actuellement. On constate souvent que le dossier « Clients » se trouve en réalité dans le Drive personnel du propriétaire de la boulangerie, et qu'il est partagé avec tout le monde. Dans ce cas, cette personne en est le propriétaire et doit l'exporter elle-même, ou un administrateur doit d'abord en transférer la propriété.

Partages externes

Un partage externe est un fichier ou un dossier que vous avez partagé avec quelqu'un en dehors de votre organisation, ou un lien public. Lors d'une transition, ceux-ci ne sont quasiment jamais transférés : le lien ne fonctionne qu'avec l'ancien service. Notez donc :

• quels dossiers sont partagés avec des clients, des fournisseurs ou le comptable ;
• quels liens publics existent et s'ils sont encore nécessaires ;
• ce qui est partagé avec vous : les dossiers d'autres personnes que vous voyez dans votre propre Drive ne se trouvent pas dans votre stockage et ne seront donc pas transférés.

Ce dernier point surprend beaucoup de monde. « Partagé avec moi » n'est pas une copie personnelle. Si vous voulez conserver quelque chose, faites-en une copie personnelle ou demandez au propriétaire.

Faire le tri avant de déménager

Les outils de migration transfèrent tout ce qu'on leur donne. Ce que vous ne souhaitez pas conserver, mieux vaut le supprimer au préalable. Faire le tri au préalable :

• accélère la copie ;
• facilite le contrôle ultérieur (moins de choses à compter) ;
• réduit le risque : des données que vous n'avez pas ne peuvent pas non plus fuiter.

Ne supprimez toutefois rien que vous devez conserver. Aux Pays-Bas, l'administration fiscale impose en général une obligation de conservation de sept ans pour la comptabilité (article 52, alinéa 4 de la loi générale sur les impôts d'État néerlandaise, Algemene wet inzake rijksbelastingen), et pour certaines données, comme celles concernant les biens immobiliers, de dix ans. D'autres délais s'appliquent aux données du personnel et aux données médicales. Ces durées sont propres aux Pays-Bas ; dans votre pays, des délais différents peuvent s'appliquer. En cas de doute, demandez à votre comptable ou à un juriste. Ce que vous devez conserver mais que vous n'utilisez pas quotidiennement peut aussi être archivé : stocké séparément, par exemple dans un dossier d'archives à accès restreint.

Et inversement : les données à caractère personnel dont vous n'avez plus besoin ne doivent justement plus être conservées selon le RGPD (principe de limitation de la conservation, article 5, paragraphe 1, point e). Une transition est un bon moment pour faire ce tri.

Combien de temps dure la copie ?

Une estimation approximative aide pour la planification (leçon 3.3). La vitesse dépend de l'ancien service (qui limite souvent le nombre de requêtes par minute), du nouveau service et du nombre de fichiers. Pour la planification, prévoyez large :

• de nombreux petits fichiers ou messages sont plus lents à transférer que peu de gros fichiers ;
• une première copie d'une grande boîte aux lettres peut prendre une nuit ou plus ; une seconde passe (uniquement les nouveaux messages) va vite ;
• faites un essai avec une boîte aux lettres et un dossier, et extrapolez à partir de cet essai.

Licences et utilisateurs

Comptez aussi les licences : combien d'utilisateurs, quel type (par exemple avec ou sans suite bureautique) et jusqu'à quand elles sont valables. Chez le nouveau service, vous choisissez pour chaque personne ce dont elle a besoin. Tout le monde n'a pas besoin d'une suite bureautique en ligne ou de la visioconférence.

Déterminez aussi qui sera administrateur. Un administrateur crée les comptes et définit les droits. C'est différent du propriétaire des données : le collègue à qui appartient la boîte aux lettres. Une bonne règle : au moins deux administrateurs, et les administrateurs ne consultent pas les données d'autrui sauf accord explicite (leçon 7.3).

En pratique : à quoi cela ressemble-t-il chez un prestataire

Dans un Nextcloud WebOké, vous voyez votre stockage à deux endroits : en bas à gauche dans l'application Fichiers pour vous-même, et en tant qu'administrateur dans Mon WebOké pour l'ensemble de l'offre. Les fichiers d'un dossier d'équipe ne comptent pas pour une seule personne, et les fichiers que quelqu'un partage avec vous comptent pour le propriétaire. Vous créez les utilisateurs dans la gestion des utilisateurs ; vous y voyez aussi la dernière connexion. Chez d'autres prestataires, ces aperçus se trouvent ailleurs, mais le principe est le même.

Résumé

• Comptez par service et par utilisateur la quantité d'e-mails et de fichiers, et regardez la dernière connexion.
• Le stockage partagé (lecteur partagé, site d'équipe) appartient à l'organisation ; le stockage personnel disparaît avec le compte.
• Les partages externes et « partagé avec moi » ne sont pas transférés : notez-les.
• Faites le tri au préalable, mais respectez les obligations de conservation ; archivez ce que vous devez conserver.
• Consignez les licences, les administrateurs et les propriétaires des données ; au moins deux administrateurs.

Quiz

Exercice

Exercice E3.2 : Les chiffres de votre organisation. Pour chaque utilisateur, recherchez le stockage utilisé pour l'e-mail et les fichiers, la dernière connexion, et si le compte sera transféré. Pour vos trois dossiers communs les plus importants, déterminez s'ils se trouvent dans un stockage personnel ou partagé, et qui en est le propriétaire. Notez les partages externes encore nécessaires.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Nextcloud 6.4: Consulter votre stockage : ce qui compte et ce qui ne compte pas
• Guide Nextcloud 14.2: Créer, modifier, désactiver et supprimer des utilisateurs
• Guide Nextcloud 5.10: Transférer la propriété quand un collègue quitte l'entreprise
• Guide Nextcloud 14.7: Droits : qui gère quoi dans votre Nextcloud ?
• RGPD, article 5, paragraphe 1, point e (limitation de la conservation) ; administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst), obligation de conservation de la comptabilité : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren