Applications sur téléphone et ordinateur

Module 7: Collaborer, applications et sécurité · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : après cette leçon, vous saurez transférer tous les ordinateurs et téléphones de votre organisation vers le nouveau service, dans le bon ordre, et retirer les anciennes applications sans rien dupliquer ni perdre.

Notions clés : application de synchronisation de bureau, synchronisation, fichiers virtuels, synchronisation sélective, lecteur réseau (WebDAV), application mobile, téléversement automatique des photos, mot de passe d'application, adresse du cloud, certificat, synchronisation en double, gestion des appareils

Là où le changement se fait vraiment sentir

Pour la plupart des gens, « le cloud » n'est pas un site web, mais un dossier sur l'ordinateur portable, un agenda sur le téléphone et des photos qui partent automatiquement quelque part. Si ces éléments ne fonctionnent plus après le passage au nouveau service, la transition est un échec pour eux, aussi bien que se soit passée la migration sur le serveur.

Chez Bakkerij De Korrel, cela concerne 12 personnes disposant au total de 9 ordinateurs portables, 2 ordinateurs en boutique, 12 téléphones et une tablette dans la boulangerie pour les recettes. Chaque appareil utilise actuellement des applications de Google ou de Microsoft : Google Drive pour ordinateur ou OneDrive, l'application Gmail ou Outlook, l'agenda et les contacts du compte Google ou Microsoft, ainsi que Google Photos ou le téléversement automatique de OneDrive. Toutes ces applications doivent changer, et les anciennes doivent disparaître.

Trois façons d'accéder à vos fichiers depuis votre ordinateur

L'application de synchronisation de bureau est généralement le meilleur choix. Chez Nextcloud, elle s'appelle Nextcloud Files ; d'autres services européens proposent des applications similaires. Le paramètre fichiers virtuels est important : vous voyez tous vos dossiers et fichiers, mais un fichier n'est téléchargé que lorsque vous l'ouvrez. Ainsi, un cloud de 200 Go tient sur un ordinateur portable disposant d'un disque de 128 Go. Avec la synchronisation sélective, vous choisissez plutôt quels dossiers seront entièrement présents sur l'ordinateur.

Attention à une différence qui surprend souvent : avec les fichiers virtuels, « supprimer » signifie réellement supprimer dans le cloud également. Si vous voulez simplement libérer de l'espace, choisissez Libérer de l'espace (ou l'option équivalente dans votre application), pas Supprimer.

La règle d'or : jamais deux applications de synchronisation sur le même dossier

La plus grande erreur lors de la transition est de faire fonctionner simultanément l'ancienne et la nouvelle application de synchronisation, ou de laisser la nouvelle application synchroniser vers le dossier de l'ancienne. Vous avez alors deux programmes qui pensent tous deux être responsables des mêmes fichiers. Conséquence : fichiers en double, copies en conflit, et dans le pire des cas, des fichiers supprimés par un programme parce que l'autre les a déplacés.

L'ordre à suivre est donc le suivant :

1. Les fichiers ont déjà été transférés sur le serveur (leçon 6.1) et vérifiés.
2. Désactivez l'ancienne application de synchronisation (Google Drive pour ordinateur, OneDrive, Dropbox) : déconnectez-vous ou mettez la synchronisation en pause, puis désinstallez-la. Les fichiers présents dans l'ancien dossier restent sur l'ordinateur, mais ne sont plus mis à jour.
3. Installez la nouvelle application et laissez-la utiliser un dossier nouveau et distinct.
4. Vérifiez que les fichiers se trouvent bien dans le nouveau dossier.
5. Renommez l'ancien dossier (par exemple OneDrive-ANCIEN-ne-pas-utiliser) et supprimez-le après quelques semaines, si personne ne constate l'absence de quoi que ce soit.

Ne pas supprimer immédiatement cet ancien dossier constitue votre filet de sécurité : s'il y avait quelque chose sur l'ordinateur portable qui n'était jamais parti vers le cloud, vous le retrouverez encore là.

Téléphones et tablettes

Sur un téléphone, il s'agit généralement de quatre éléments :

Un piège existe concernant les photos. Si vous avez déjà transféré les anciennes photos via une migration (leçon 6.1), et que vous laissez ensuite la nouvelle application téléverser également « toutes les photos existantes », elles se retrouveront en double. Choisissez donc, lors de l'activation du téléversement automatique, si l'application doit tout téléverser ou seulement à partir d'une date donnée. Et n'activez jamais l'option qui supprime les photos du téléphone après téléversement, surtout pas durant les premières semaines.

Sur iPhone, iOS accorde peu de temps en arrière-plan aux applications. Le téléversement ne se poursuit souvent que lorsque l'application est ouverte. Ce n'est pas un défaut du service ; ouvrez l'application de temps en temps pendant qu'elle charge sur le wifi.

Connexion : identification classique ou mot de passe d'application

Comme votre nouveau service utilise l'authentification à deux facteurs (2FA) (leçon 7.3), certaines applications ne peuvent pas se connecter avec votre mot de passe habituel. Elles ne peuvent pas saisir le code supplémentaire. Il existe deux types d'applications :

• Les applications qui affichent un écran de connexion du service, comme l'application de bureau et l'application mobile de Nextcloud. Vous vous connectez comme dans le navigateur, avec le code. L'application gère ensuite elle-même sa propre clé d'accès.
• Les applications qui ne peuvent saisir qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe, comme l'agenda et les contacts intégrés de l'iPhone, Thunderbird ou un lecteur réseau. Pour celles-ci, vous créez un mot de passe d'application : un mot de passe long et distinct, réservé à cette seule application sur cet seul appareil.

Donnez à chaque mot de passe d'application un nom comme Agenda iPhone Anne. Si Anne perd son téléphone, vous ne révoquez que ce mot de passe.

L'adresse du cloud et le certificat

Chaque appareil doit recevoir l'adresse correcte de votre cloud. Utilisez dès le début l'adresse définitive, de préférence sur votre propre domaine (cloud.example.com). Si vous commencez par une adresse temporaire du prestataire puis passez plus tard à votre propre domaine, vous devrez reconfigurer tous les appareils.

L'adresse doit fonctionner via https avec un certificat valide. Si une application affiche un avertissement de certificat, ne le fermez jamais sans y prêter attention. C'est exactement l'avertissement que vous devez recevoir si quelqu'un tente d'intercepter votre trafic. Faites d'abord résoudre le problème. Dans l'exercice A7.2, vous vérifiez cela automatiquement.

Gestion des appareils et effacement à distance

Les organisations plus importantes utilisent la gestion des appareils (MDM) : un système permettant à l'administrateur d'installer des applications et d'effacer un téléphone perdu. Pour une organisation comme De Korrel, c'est généralement trop lourd. Ce qui est important en revanche : dans votre nouveau service, vous pouvez voir quels appareils sont connectés et révoquer un appareil. Certains services peuvent effacer à distance les fichiers de leur propre application dès que l'appareil se reconnecte. Cela ne fonctionne que pour cette application, pas pour le reste du téléphone.

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans une installation Nextcloud WebOké, vous installez sur l'ordinateur Nextcloud Files (Windows, Mac ou Linux). Lors de l'ajout de votre compte, l'application ouvre une fenêtre de navigateur dans laquelle vous vous connectez avec votre code ; vous choisissez ensuite un dossier et si vous souhaitez utiliser les fichiers virtuels. Sur le téléphone, vous utilisez l'application officielle Nextcloud de Nextcloud GmbH ; il n'existe pas d'application WebOké propre. Vous y saisissez l'adresse de votre Nextcloud. L'agenda et les contacts passent par le compte intégré de l'iPhone ou via DAVx5 sur Android, avec un mot de passe d'application.

Chez d'autres prestataires européens, le fonctionnement est similaire : une application de bureau, une application mobile, et pour l'agenda et les contacts, les standards CalDAV et CardDAV.

Résumé

• Les utilisateurs ressentent le changement sur leurs appareils. Planifiez cette étape avec autant de soin que la migration sur le serveur.
• Jamais deux applications de synchronisation sur le même dossier : désactivez d'abord l'ancienne, puis installez la nouvelle dans un dossier distinct, et supprimez l'ancien dossier seulement après quelques semaines.
• Les fichiers virtuels économisent de l'espace ; supprimer signifie réellement supprimer.
• Évitez les photos en double : choisissez une date de départ lors de l'activation du téléversement automatique.
• Utilisez d'emblée l'adresse définitive du cloud avec un certificat valide, et des mots de passe d'application pour les applications sans écran de connexion.

Quiz

Exercice

Exercice A7.2 : Vérifier l'adresse de votre cloud. Saisissez l'adresse de votre nouveau cloud (par exemple cloud.example.com). Le programme vérifie le certificat, la redirection de http vers https, le paramétrage HSTS et, pour Nextcloud, si l'installation est accessible et prise en charge.

Exercice E7.2 : Liste des appareils et ordre de transition. Établissez une liste de tous les appareils de votre organisation en indiquant, pour chacun, quelles applications se synchronisent actuellement, et classez les étapes dans le bon ordre pour chaque appareil : désactiver l'ancien, activer le nouveau, vérifier, supprimer l'ancien.

Pour aller plus loin

Les étapes de ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est similaire.

• Guide Nextcloud 7.1: Pourquoi l'application de bureau ? Navigateur, application ou lecteur réseau
• Guide Nextcloud 7.2: Installer Nextcloud Files sur Windows
• Guide Nextcloud 7.3: Installer Nextcloud Files sur Mac (File Provider)
• Guide Nextcloud 7.5: Fichiers virtuels : tout voir, ne télécharger que ce que vous ouvrez
• Guide Nextcloud 8.1: Quelles applications vous faut-il sur votre téléphone et votre tablette ?
• Guide Nextcloud 8.4: Téléverser automatiquement les photos
• Guide Nextcloud 16.18: Déménager votre Nextcloud vers un domaine personnel : que faut-il adapter ensuite dans les applications ?
• Guide Nextcloud 15.7: Avertissement de certificat ou connexion non sécurisée