Déménager son e-mail : le plan

Module 8: Déménager et mettre votre domaine en ordre · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif d'apprentissage : après cette leçon, vous saurez planifier le déménagement de votre e-mail vers un autre prestataire : ce qu'il faut inventorier au préalable, dans quel ordre travailler et ce qui ne suit pas automatiquement.

Notions clés : inventaire (boîtes mail, alias, redirections, catch-all, répondeurs automatiques, filtres), taille des boîtes mail et stockage, mots de passe, abaissement préalable du TTL, ordre des opérations (création, première copie, bascule du MX, deuxième copie, appareils), agenda et contacts (pas via IMAP), e-mail POP3 sur l'ordinateur, Microsoft 365 et Gmail (connexion au lieu du mot de passe), enregistrements DNS à reporter, communication

Que déménagez-vous réellement ?

"Déménager ma messagerie" donne l'impression d'une seule chose, mais il s'agit en réalité d'au moins cinq éléments :

1. Les boîtes mail elles-mêmes, avec tous les dossiers et messages présents sur le serveur.
2. Les adresses qui gravitent autour : alias, redirections, un catch-all, listes de diffusion, répondeurs automatiques et filtres côté serveur. Ces éléments se trouvent dans le panneau de votre ancien prestataire et ne suivent jamais automatiquement.
3. Le DNS de votre messagerie : MX, SPF, DKIM, DMARC, éventuellement des enregistrements autodiscover, autoconfig ou SRV. Après le déménagement, ces enregistrements doivent correspondre au nouveau prestataire.
4. Vos appareils : chaque ordinateur, téléphone et tablette sur lequel la boîte mail est configurée, ainsi que tout ce qui envoie des e-mails via SMTP (votre site web, une imprimante ou un scanner, un logiciel de comptabilité).
5. Ce qui n'est pas de l'e-mail : les agendas et les contacts. Chez Microsoft 365, Google et de nombreux autres prestataires, ces éléments font partie du même compte, mais ne passent pas par IMAP. Il faut les déménager séparément.

Celui qui ne pense qu'au point 1 découvre après le déménagement que facture@ ne redirige plus vers le comptable, que le scanner ne peut plus envoyer d'e-mails, ou que l'agenda de toute l'entreprise est vide.

Étape 1 : l'inventaire

Commencez par établir une liste. Un tableur avec une adresse par ligne fonctionne bien :

Complétez également :

• La taille de chaque boîte mail. Votre nouvelle boîte mail doit être suffisamment grande, avec de la marge pour grandir (leçon 3.2). Une copie qui s'arrête à mi-chemin parce que la nouvelle boîte est pleine est la cause la plus fréquente d'un déménagement qui cale.
• Qui travaille en POP3. Avec POP3, l'e-mail se trouve souvent uniquement sur cet ordinateur précis, et plus sur le serveur (leçon 1.3). Une copie effectuée depuis le serveur ne récupère donc pas ces messages. Il faut les transférer depuis le logiciel de messagerie lui-même.
• Ce qui envoie encore des e-mails. Site web, boutique en ligne, scanner, système de caisse, supervision. Chacun de ces éléments possède des paramètres SMTP qui changeront après le déménagement.
• Les enregistrements DNS particuliers que votre ancien prestataire a configurés pour votre messagerie, ainsi que les enregistrements d'autres services (DKIM de newsletter, vérifications) qui doivent rester en place.

Profitez-en pour faire le ménage : les adresses que plus personne n'utilise n'ont pas besoin d'être déménagées. Et un déménagement est une excellente occasion de supprimer un catch-all.

Étape 2 : régler les accès

Pour copier les e-mails, un logiciel doit pouvoir se connecter à l'ancienne boîte mail. Chez la plupart des prestataires, cela se fait avec l'adresse e-mail et le mot de passe via IMAP. Deux exceptions importantes :

• Gmail et Google Workspace n'autorisent pas les logiciels externes à se connecter avec votre mot de passe habituel. Vous créez un mot de passe d'application, pour lequel la validation en deux étapes doit être activée. Dans Google Workspace, l'administrateur peut avoir désactivé cette option.
• Outlook.com, Hotmail, Live et Microsoft 365 n'acceptent plus de mot de passe pour IMAP, même pas un mot de passe d'application. Vous vous connectez chez Microsoft (OAuth) et accordez à un logiciel un accès temporaire. Dans un environnement professionnel, l'administrateur peut devoir donner son autorisation.

Vous ne retrouvez plus les mots de passe ? Réinitialisez-les avant le déménagement et notez-les en lieu sûr (un gestionnaire de mots de passe, leçon 3.4).

Étape 3 : abaisser le TTL de votre MX à l'avance

La bascule du MX (leçon 8.2) est le moment où les nouveaux e-mails arrivent ailleurs. Les résolveurs mémorisent l'ancienne réponse MX aussi longtemps que l'indique le TTL (cours DNS, leçon 6.1). S'il est réglé sur un jour, une partie des expéditeurs continuera de livrer chez votre ancien prestataire pendant une journée entière.

Abaissez donc le TTL de vos enregistrements MX quelques jours à l'avance, par exemple à 300 secondes. Faites-le au moins un ancien TTL avant la bascule : si le TTL est actuellement de 86400 (un jour), abaissez-le au plus tard un jour avant. Après le déménagement, remettez-le à une valeur normale, comme 3600.

Si vous déménagez tout le domaine vers un autre prestataire (changement de serveurs de noms), c'est le TTL des serveurs de noms chez le registre qui détermine la rapidité de la bascule. Vous ne pouvez pas l'abaisser vous-même ; comptez alors sur une période de transition d'un jour ou plus (cours DNS, leçon 6.3).

Étape 4 : l'ordre des opérations

L'ordre qui présente le moins de risques :

1. Créer les nouvelles boîtes mail, alias et redirections chez le nouveau prestataire, avec les mêmes noms. Ne rien modifier encore dans le DNS. Les anciennes boîtes mail continuent de fonctionner normalement.
2. Première copie de toutes les boîtes mail (leçon 8.2). Cela peut prendre des heures. Personne ne le remarque.
3. Préparer le DNS : mettez déjà en place les enregistrements SPF, DKIM et DMARC du nouveau prestataire, à côté des anciens là où c'est possible. Attention : le SPF doit contenir les deux prestataires pendant un moment (un seul enregistrement, leçon 4.2). DKIM peut coexister, car chaque prestataire possède son propre sélecteur.
4. Basculer le MX à un moment calme, par exemple le vendredi après-midi ou en soirée. À partir de ce moment, les nouveaux e-mails arrivent chez le nouveau prestataire.
5. Deuxième copie après un jour, une fois que l'ancien TTL est certainement expiré. Elle récupère les messages arrivés entre-temps chez l'ancien prestataire. Les messages déjà copiés sont ignorés.
6. Basculer les appareils : nouveaux comptes dans les logiciels de messagerie, modification du site web et du scanner, suppression des anciens comptes (leçon 8.2).
7. Faire le ménage : retirer l'ancien prestataire du SPF, supprimer les anciens enregistrements DKIM, remettre le TTL à la normale.
8. Résilier l'ancienne boîte mail seulement une fois que tout fonctionne bien depuis quelques semaines. D'ici là, vous disposez encore d'une copie complète.

Une erreur fréquente consiste à inverser l'ordre : basculer d'abord le MX ou le domaine, puis seulement ensuite créer les boîtes mail. Les e-mails sont alors refusés entre-temps avec 550 5.1.1 (l'adresse n'existe pas), et les expéditeurs reçoivent un bounce.

Agenda, contacts et e-mail local

Les agendas et les contacts passent par d'autres protocoles (CalDAV, CardDAV, ou le système propre à Microsoft et Google). Exportez-les séparément avant le déménagement : un fichier .ics par agenda et un fichier .vcf pour les contacts, puis importez-les chez le nouveau prestataire ou dans votre nouveau logiciel d'agenda. Les agendas partagés et les invitations de réunion doivent également être repartagés.

Les e-mails qui ne se trouvent que sur l'ordinateur (POP3, ou dossiers stockés sous forme de fichier .pst dans Outlook) se transfèrent depuis le logiciel de messagerie : ajoutez la nouvelle boîte mail comme compte IMAP et faites glisser les dossiers vers celle-ci. Ou exportez un fichier .pst et importez-le.

Informez les utilisateurs

Prévenez les utilisateurs à l'avance de ce qui va se passer : quand aura lieu la bascule, qu'ils devront configurer un nouveau compte sur leur téléphone et leur ordinateur portable, et qui appeler en cas de problème. Des instructions simples avec les nouveaux paramètres (leçon 2.1) évitent de nombreuses questions.

En pratique : à quoi cela ressemble-t-il chez un prestataire

Chez WebOké, vous créez les boîtes mail dans DirectAdmin ou Mon WebOké, et vous copiez les e-mails avec l'outil de déménagement e-mail de Mon WebOké (qui peut aussi se connecter chez Microsoft) ou avec les Migrations IMAPSync dans DirectAdmin. D'autres prestataires disposent d'outils de migration comparables, ou vous utilisez un logiciel indépendant. Le plan d'étapes décrit ci-dessus reste le même partout.

Résumé

• Un déménagement comprend les boîtes mail, les adresses associées, le DNS, les appareils, ainsi que l'agenda et les contacts.
• Établissez un inventaire avec la taille, les utilisateurs de POP3, les redirections et tout ce qui envoie des e-mails via SMTP.
• Réglez les accès : mot de passe d'application pour Gmail, connexion chez Microsoft pour Outlook et Microsoft 365.
• Abaissez le TTL de votre MX largement à l'avance. Ordre des opérations : création, première copie, préparation du DNS, bascule du MX, deuxième copie, appareils, nettoyage, résiliation seulement ensuite.
• Les agendas, les contacts et les e-mails stockés localement ne suivent pas via IMAP.

Quiz

Exercice

Exercice O8.1 : Élaborer un plan de déménagement. Pour votre propre domaine (ou pour l'entreprise fictive de cette leçon), établissez un inventaire avec les colonnes du tableau ci-dessus, ainsi qu'un calendrier avec des dates pour : abaisser le TTL, créer les boîtes mail, première copie, bascule du MX, deuxième copie, appareils, nettoyage et résiliation. Répondez également à : qui travaille en POP3, qu'est-ce qui envoie des e-mails via SMTP, et comment déménagez-vous l'agenda et les contacts ? Vous recevrez ensuite une liste de contrôle reprenant les points qui figurent dans un bon plan.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux panneaux de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide DirectAdmin 10.1: Migrer votre e-mail : les possibilités
• Guide WebOké 7.2: Migrer vos e-mails vers WebOké (aussi depuis Microsoft 365)
• Déménager ensemble votre domaine, votre site web et votre messagerie sans interruption : le plan par étapes
• Réception des e-mails pendant le transfert de votre nom de domaine
• Cours DNS gratuit 6.3: Le DNS lors d'un transfert
• Cours DNS gratuit 6.1: TTL et cache