Partager et collaborer en toute sécurité

Module 7: Accès, fournisseurs et cloud · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : après cette leçon, vous saurez choisir, pour chaque situation, le mode de partage le plus sûr : partage interne avec un compte, partage personnel, ou lien public avec mot de passe, date d'expiration et limite de téléchargement, et vous saurez ce qu'il vaut mieux ne pas envoyer par e-mail.
Notions clés : lien de partage, lien public, date d'expiration, mot de passe sur le lien, limite de téléchargement, demande de fichiers, envoi chiffré, données minimales

Le partage, la nouvelle pièce jointe

Autrefois, vous envoyiez un document en pièce jointe d'un e-mail. Aujourd'hui, vous partagez de plus en plus souvent un lien vers un fichier stocké dans votre cloud. Cela présente de grands avantages : pas de copies qui circulent, toujours la dernière version, même pour les fichiers volumineux, et vous pouvez retirer l'accès plus tard. Une pièce jointe envoyée, elle, ne peut plus jamais être récupérée.

Mais un lien comporte aussi son propre risque. Un lien public fonctionne pour tous ceux qui le possèdent. S'il est transféré, collé dans une messagerie de groupe ou s'il se retrouve dans une boîte mail piratée, cette autre personne peut également y accéder. Un lien sans mot de passe ni date de fin créé il y a trois ans pour une mission fonctionne souvent encore.

Trois modes de partage

Presque tous les services de stockage cloud proposent trois modes de partage. Choisissez toujours le plus restrictif qui convient.

Le partage interne est le plus sûr : il n'y a pas de lien susceptible de fuiter, et si le collaborateur quitte l'entreprise et que son compte est désactivé (leçon 7.1), l'accès disparaît immédiatement. Avec un partage personnel, chaque destinataire reçoit son propre lien, ce qui vous permet de voir avec qui vous partagez et d'arrêter le partage personne par personne.

Les paramètres d'un lien

Si vous devez tout de même créer un lien public, configurez le consciencieusement. La plupart des services proposent ces options :

• Droits : consultation seule, ou aussi modification. Choisissez par défaut la consultation seule. Pour une simple lecture, cela suffit.
• Mot de passe sur le lien : quiconque ouvre le lien doit d'abord saisir un mot de passe. Envoyez ce mot de passe par un canal différent de celui du lien : le lien par e-mail, le mot de passe par SMS ou par téléphone. Celui qui ne fait qu'intercepter l'e-mail n'obtient alors rien.
• Date d'expiration : passé cette date, le lien ne fonctionne plus. Vous n'avez ainsi pas à penser à le supprimer vous-même.
• Limite de téléchargement : le lien cesse de fonctionner après un certain nombre de téléchargements.
• Masquer le téléchargement : le destinataire ne voit pas de bouton de téléchargement. Ce n'est pas une véritable protection : ce qu'une personne peut voir, elle peut aussi l'enregistrer, ne serait-ce que par une capture d'écran.
• Une étiquette ou un nom pour le lien, afin de savoir plus tard à quoi il servait.

De plus, partagez le fichier lui-même, pas le dossier qui le contient, sauf si l'autre personne doit réellement voir tout le contenu de ce dossier. Un lien vers le dossier « Clients 2026 » pour un seul devis est une fuite classique.

Une demande de fichiers

Si un client ou un fournisseur doit vous transmettre quelque chose, utilisez une demande de fichiers (aussi appelée lien de dépôt ou « dépôt uniquement »). L'autre personne peut téléverser des fichiers, mais ne voit pas ce qui se trouve déjà dans le dossier. Attribuez à chaque client son propre dossier et sa propre demande, avec mot de passe et date de fin. Ainsi, le client A ne peut jamais voir les documents du client B, et vous savez immédiatement de qui provient chaque fichier.

Ce qu'il ne faut pas envoyer par e-mail classique

Un e-mail classique peut se comparer à une carte postale qui transite par plusieurs bureaux de poste. La connexion entre les serveurs de messagerie est souvent chiffrée, mais l'e-mail reste ensuite lisible dans les boîtes de l'expéditeur et du destinataire, souvent pendant des années, et une adresse mal saisie suffit à provoquer une violation de données (leçon 8.2).

N'envoyez donc pas en pièce jointe ordinaire :

• des copies de passeports ou de cartes d'identité ;
• des données médicales ou relatives à la santé ;
• des fiches de paie, des relevés de salaire et des numéros de sécurité sociale ;
• des mots de passe et des codes de récupération (qui doivent se trouver dans un gestionnaire de mots de passe, éventuellement via un coffre-fort partagé, leçon 2.2).

Utilisez à la place un partage avec mot de passe et date d'expiration depuis votre propre espace de stockage, ou un service prenant en charge l'envoi chiffré, où seul le destinataire peut ouvrir le message. Il en existe plusieurs sortes : le chiffrement intégré à votre logiciel ou à votre suite de messagerie, une messagerie sécurisée, ou un service distinct dédié à l'envoi chiffré de fichiers.

Données minimales

La meilleure protection contre une fuite, ce sont les données que vous ne partagez pas. Demandez vous, pour chaque partage : l'autre personne en a t elle réellement besoin ? Un comptable a besoin de vos factures, pas de l'ensemble de votre fichier clients. Un bailleur veut savoir qu'une personne existe, mais n'a pas toujours besoin d'une copie du passeport. Si une copie de pièce d'identité est tout de même nécessaire, vous pouvez masquer le numéro de sécurité sociale et la photo d'identité, et apposer un filigrane avec l'objet et la date. Il existe pour cela un outil similaire proposé par certaines administrations ou associations de consommateurs, permettant de créer des copies de pièces d'identité filigranées.

Faire le ménage

Les liens s'accumulent. De nombreux services affichent une vue d'ensemble de tout ce que vous avez partagé. Passez cela en revue une fois par trimestre :

1. Arrêtez tous les liens publics sans date d'expiration qui ne sont plus nécessaires.
2. Vérifiez si des personnes externes ont encore accès à des dossiers liés à une mission terminée.
3. Définissez, dans la mesure du possible, une date d'expiration par défaut pour les nouveaux liens.

En pratique : à quoi cela ressemble t il

Dans l'environnement d'exemple Nextcloud, vous créez un lien public via l'onglet Partager d'un fichier. Dans Modifier le lien, vous trouvez les droits (Lecture seule ou Autoriser la modification) et, sous Paramètres avancés, le mot de passe, la date d'expiration, Masquer le téléchargement, une note pour le destinataire et Limiter le nombre de téléchargements. Avec Arrêter le partage, vous retirez immédiatement le lien. Si vous partagez via une adresse e-mail, Nextcloud envoie à chaque destinataire son propre lien, que vous pouvez révoquer individuellement. Pour la réception de fichiers, il existe la demande de fichiers, avec un dossier propre par client, un mot de passe et une date de fin. Dans Euro-Office, vous partagez les documents via des liens similaires ; le guide recommande de n'accorder les droits de modification que lorsque cela est réellement nécessaire. Les autres services de stockage cloud fonctionnent de façon comparable, même si les boutons portent des noms différents et que certaines options (comme une limite de téléchargement) ne sont pas disponibles partout.

Résumé

• Choisissez le mode de partage le plus restrictif qui convient : interne, personnel, et en dernier recours un lien public.
• Un lien public fonctionne pour toute personne qui le possède ; protégez le par un mot de passe (envoyé par un autre canal), une date d'expiration et des droits de lecture seule.
• Partagez le fichier, pas le dossier ; utilisez une demande de fichiers si quelqu'un doit vous transmettre des documents.
• N'envoyez pas de données sensibles en pièce jointe ordinaire et ne partagez que ce dont l'autre personne a réellement besoin.
• Faites régulièrement le ménage dans les anciens liens et les accès externes.

Quiz

Exercice

Exercice A7.3 : Évaluez le lien de partage. Vous recevez une série de situations décrivant les paramètres d'un lien de partage : ce qui est partagé, avec qui, avec quels droits, s'il y a un mot de passe et une date d'expiration, et comment le mot de passe est envoyé. Évaluez, pour chaque situation, si c'est correct, perfectible ou à proscrire, et choisissez l'amélioration la plus importante. Le programme corrige votre réponse et donne une explication pour chaque situation.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans les articles WebOké valent pour l'environnement de WebOké ; chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est comparable.

• Guide Nextcloud 5.2: Créer un lien de partage public : lecture, modification, mot de passe, date d'expiration et limite de téléchargement
• Guide Nextcloud 5.4: Partager par e-mail avec une personne sans compte
• Guide Nextcloud 16.5: Un client doit fournir des fichiers via une demande de fichiers avec mot de passe et date de fin
• Guide Euro-Office 9.3: Mot de passe et date d'expiration sur un lien
• Guide Euro-Office 9.5: Partager avec une personne extérieure à votre organisation