Gérer les utilisateurs Nextcloud, les équipes et les dossiers partagés

Avec un forfait Nextcloud de WebOké, vous créez vous-même les utilisateurs dans Mon WebOké. Il n'est pas nécessaire pour cela d'aller dans Nextcloud lui-même. Le nombre d'utilisateurs que vous pouvez créer dépend de votre forfait et des options configurables. Plus bas, vous découvrirez comment placer des utilisateurs dans des équipes et partager des dossiers avec toute une équipe.

Créer un utilisateur

1. Connectez-vous à Mon WebOké, allez dans Mes produits et cliquez sur Gérer au niveau de votre forfait Nextcloud.
2. En haut de la page du forfait, vous voyez trois compteurs : utilisateurs Nextcloud, licences Office Suite et espace de stockage, chacun affiché sous la forme utilisé/limite. Faites défiler jusqu'à Gestion des utilisateurs. Vous y trouverez tous les utilisateurs avec leur nom de compte, nom d'affichage, adresse e-mail, statut Office Suite et dernière connexion.
3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur et remplissez les champs (voir ci-dessous).
4. Cliquez sur Créer l'utilisateur. L'utilisateur apparaît immédiatement dans la liste et peut se connecter directement à votre Nextcloud avec le nom d'utilisateur et le mot de passe. Le bouton Ouvrir Nextcloud sur la page du forfait vous amène à votre Nextcloud.

• Nom d'utilisateur : c'est avec ce nom que l'utilisateur se connecte. Lettres minuscules, chiffres, point ou tiret, 2 à 64 caractères. Ce nom ne pourra plus être modifié par la suite.
• Nom d'affichage : le nom que les autres voient lors du partage de fichiers et dans Nextcloud Talk. Modifiable ultérieurement.
• Adresse e-mail : l'utilisateur y reçoit les notifications de Nextcloud, comme la récupération de mot de passe et les dossiers partagés. Modifiable ultérieurement.
• Mot de passe : au moins 10 caractères avec au minimum un chiffre et un caractère spécial. Avec Générer, vous créez un mot de passe fort. Partagez-le de manière sécurisée avec l'utilisateur : aucun e-mail contenant le mot de passe n'est envoyé.
• Attribuer une licence Office Suite : cochez cette option si cet utilisateur doit pouvoir modifier des documents avec Office Suite (Euro-Office). Vous avez besoin pour cela d'une licence disponible.

Gérer les utilisateurs

Via le menu d'actions situé derrière un utilisateur, vous pouvez modifier le mot de passe, éditer le nom d'affichage et l'adresse e-mail, désactiver ou réactiver l'utilisateur, et le supprimer. Le commutateur dans la colonne Office Suite permet d'activer ou de désactiver une licence. Les modifications dans Gestion des utilisateurs sont enregistrées immédiatement.

Besoin de plus d'utilisateurs ou de licences ?

Si vous atteignez votre limite, augmentez le nombre sur la même page, au niveau des Options configurables. Une extension est facturée au prorata pour le reste de votre période d'engagement et prend effet après paiement. Une diminution prend effet immédiatement. Si vous souhaitez un autre forfait, cliquez sur Modifier le forfait d'hébergement.

Équipes et dossiers partagés

Travaillez-vous souvent avec les mêmes personnes, comme un service, un conseil d'administration ou votre famille ? Regroupez-les alors dans une équipe. Dans Nextcloud, un groupe que vous créez vous-même s'appelle une équipe.

1. Ouvrez dans Nextcloud l'application Équipes via le menu aux neuf points en haut à gauche.
2. Cliquez sur Nouvelle équipe, saisissez un Nom d'équipe et cliquez sur Suivant.
3. Ajoutez les membres : saisissez leur nom et sélectionnez-les dans la liste.
4. Vous souhaitez partager un dossier avec toute l'équipe ? Ouvrez l'onglet Partage au niveau du dossier, saisissez sous Partage interne le nom de l'équipe et choisissez les droits.

Toute personne qui rejoint l'équipe ultérieurement obtient automatiquement accès au dossier partagé. Toute personne que vous retirez de l'équipe perd cet accès.

Un dossier partagé reste cependant la propriété de celui qui l'a créé, et compte dans son espace de stockage. Vous souhaitez un dossier qui appartient à l'équipe elle-même et qui continue d'exister si quelqu'un la quitte ? Demandez alors un dossier d'équipe. WebOké crée un dossier d'équipe pour vous :

1. Créez d'abord l'équipe dans l'application Équipes.
2. Créez un ticket dans Mon WebOké avec le nom du dossier et le nom de l'équipe.

Les dossiers d'équipe sont disponibles dans Personal, Family et Max, mais pas dans Nextcloud Free. Le stockage d'un dossier d'équipe ne compte pas dans celui d'une personne en particulier, mais compte bien dans le stockage total de votre forfait.

Plus d'explications dans le guide Nextcloud : Créer des équipes et partager un dossier avec toute votre équipe, Dossiers d'équipe : un dossier commun appartenant à l'équipe et Droits : qui gère quoi dans votre Nextcloud ?

Explications détaillées avec captures d'écran : Créer, modifier, désactiver et supprimer des utilisateurs dans le guide Nextcloud.